УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИ В ООО РЫБПРОМ
ООО «РЫБПРОМ» занимается рыбодобычей, переработкой рыбопродукции и поставкой ее на внутренний и зарубежный рынок.
Генеральный директор отвечает за деятельность всего предприятия, имеет право подписи договоров, заключения контрактов, управления денежными ресурсами предприятия. Ген. Директор подотчетен Собранию акционеров.
Главный инженер отвечает за три цеха и является заместителем ген. Директора. Отвечает за организацию работ в механическом цехе, который занимается эксплуатацией оборудования и изготовлением и монтажом технологических линии по выпуску продукции. В его ведении цех ремонтной службы, которая работает в три смены, так же, как и производственные рабочие. В распоряжении гл. инженера находится также и автотранспортный цех.
Производственно технологический отдел ведает всей технологической цепочкой по выпуску продукции, разрабатывает новые технологические линии и технологии. В распоряжении начальника ПТО технологи, конструкторы, инженера.
Гл. бухгалтер ведет всю учетную денежную политику предприятия. Бухгалтерия оплачивает сырье, переводит и получает деньги за реализованную продукцию, оплачивает расходы предприятия по всем видам. Рассчитывает себестоимость продукции по видам, начисляет и выплачивает заработную плату работникам ООО «РЫБПРОМ»
Коммерческий директор имеет в своем распоряжении цеха по выпуску:
Рыбной нарезки, выпуска консервов, икорный и засольный цеха. В его распоряжении готовая продукция, которую необходимо реализовать. В службе коммерческого директора есть специалист по рекламе готовой продукции.
Механический цех занимается изготовлением приспособлений для поточных линий по переработке продукции. Начальник цеха присутствует на планерках, проводимых гл. инженером.
Ремонтный цех занимается ремонтом всех технологических линий, коммуникаций цехов, ремонтом зданий и сооружений. В случае необходимости детали и узлы заказываются в механическом цехе.
Автотранспортный цех занимается перевозкой людей и грузов, как внутри завода. Так и за его пределами.
ПТО - производственно - технологический отдел разрабатывает технологические процессы по выпуску новой продукции, технологи проверяют выпускаемую продукцию на соответствие качества, принимают сырье, определяя сортность сырца, определяя в какую переработку пустить сырье.
В задачи планово - технологического отдела входит также конструкторская разработка новых технологических линий и потоков, узлов и деталей агрегатов.
Материальный отдел бухгалтерии занимается учетом всех материальных ресурсов предприятия, в том числе оборотных фондов, основных средств, инструмента и прочего.
Финансовый отдел бухгалтерии просчитывает себестоимость основной продукции, финансовым прогнозированием, учетом всех видов затрат.
Расчетный отдел занимается начислением и выплатой через кассу заработной платы служащим и работникам предприятия. Начисляет отпускные и выходные пособия, занимается перечислением всех платежей в бюджеты разных уровней.
Отдел реализации занимается отправкой и отгрузкой готовой продукции, контролем за прохождением грузов, осуществляет снабженческие функции.
Цех 1. - занимается выпуском продукции в вакуумной упаковке.
Цех 2. выпускает продукцию в замороженном виде. При цехе есть холодильные мощности общим объемом до 2ООО т.
Цех 3. занимается выпуском баночной продукции, в том числе в составе этого цеха икорная линия.
Коммуникации с внешней средой.
На деятельность организации ООО «РЫБПРОМ» наиболее важное влияние оказывают следующие факторы внешней среды:
- информация о ценах на внутреннем и зарубежном рынках;
- информация о нововведениях в технологии производства рыбной продукции;
- изменения в российском законодательстве, в том числе таможенном и налоговом законодательстве;
- изменение цен на сырье, горюче - смазочные материалы;
- условия перевозки грузов грузовым флотом.
Организация пользуется разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. Источниками информации извне являются средства массовой информации, нормативные и законодательные документы, сообщения торговых агентов, информация о состояниях рынка через Интернет, информация из магазинов, где реализуется продукция предприятия. Предприятие использует СМИ для передачи информации, которая создает благоприятный имидж предприятия. Фирма также использует средства массовой информации для привлечения покупателей к собственным товарам через эффективную рекламу на радио и телевидении собственной продукции.
ООО «РЫБПРОМ» подчиняется государственному регулированию, строго соблюдая законы. Для этого через компьютерную сеть она получает сведения об изменениях в законодательстве, обновляя свои юридические программы « Консультант и Консультант плюс».
Организация должна иметь информацию о своих непосредственных конкурентах. Она получает ее из средств массовой информации, используя прайс - листы, информацию с выставки пищевой продукции в г. Москве, информацию о конференции производителей рыбной продукции в г. Владивостоке, а конфиденциальную по неформальным каналам.
ООО «РЫБПРОМ» имеет постоянную информацию из банков. Это необходимо для достижения наиболее благоприятных условий кредитных соглашений для того, чтобы строго соблюдать договорные обязательства, вовремя погашать займы, выплачивать проценты по займам и кредитам.
Конъюнктура рынка также отслеживается по информационной компьютерной сети, где аналогичные предприятия рекламируют свою продукцию, через Е-мэйл заключаются предварительные соглашения и сделки, так, например через компьютерную сеть в 2004 г. было заключено шесть соглашений с Юго-Азиатским биржевым фондом, в марте 2005 г. были заключены предварительные соглашения с Сеульским оптовым рынком рыбной продукции. Через электронную почту очень удобно связываться с зарубежными партнерами. Используя ИНТЕРНЕТ, фирма может отследить спрос на аналогичную продукцию на рынках Юго-Восточной Азии, Австралии, Америки. Рыбные биржи этих стран ежедневно публикуют цены на своих рынках, изменение спроса и предложения.
Цена своевременной информации намного превышает стоимость оборудования отделов и подразделений компьютерной техникой и позволяет оперативно реагировать на изменения рынка рыбной продукции.
Целевые группы и задачи воздействия на них в ООО «РЫБПРОМ»
ООО «РЫБПРОМ» проводит активную коммуникационную политику. Данное предприятие имеет определенные задачи воздействия, направленные на целевые контактные группы, с целью изменить их поведение, позиции, поступки, действия в пользу предприятия, в его хозяйственной, коммерческой и общественной деятельности.
Мы детально рассмотрим коммуникационное воздействие организации на 14 целевых групп, определенных в главе 2, и отметим степень его воздействия на соответствующие группы.
Межуровневые коммуникации.
Коммуникации между высшим и средним звеном управления используют все традиционные каналы: совещания, планерки, беседы, докладные записки. А в последнее время все больший объем информативной базы строятся на основе вычислительной техники по принципу локальной сети.
Данное соединение применено в ООО «РЫБПРОМ». Компьютер Генерального директора соединен сетью с высшим звеном управления: Главный бухгалтер. Начальник ПТО, Главный инженер. Коммерческий директор. В ООО « РЫБПРОМ» используются компьютеры марки «Пентиум III», В бухгалтерии, в расчетном отделе применяется «Пентиум IV» В комплексе компьютеров «Бухгалтерия» применяется программное обеспечение «1С-Бухгалтерия», которая позволяет учитывать материальные средства, прохождение товаров и материальных ценностей по складу, рассчитывать амортизацию основных средств, начисление зарплаты, анализ движения денежных и прочих оборотных средств предприятия.
Система доступа к информации предполагает разную полноту права на использование банка данных. Так Генеральный директор имеет доступ ко всей информации, Гл. бухгалтер к ПТО и бухгалтерии. Начальник ПТО к компьютерам своего отдела, Главный инженер к мех. мастерским и ремонтной службе. Коммерческий директор к цехам по выпуску продукции, отделу сбыта.
Используя компьютерную технику Ген. Директор ежедневно имеет информацию при проведении планерки:
- от главного инженера - состояние всей техники, ремонтные работы;
- от планово - экономического отдела - информацию по экономическим вопросам планирования;
- от главного бухгалтера - наличие денежных средств на счету, перечисления средств организациям, получение денег от проданной продукции;
- от коммерческого директора - выпуск продукции по цехам, реализация продукции, наличие сырья и пр.
В своем компьютере, например, коммерческий директор использует программу отслеживания грузов, копию этого ежедневного документа он перекидывает через сеть на компьютер Ген. директора в папку «реализация продукции, прохождение грузов»
Ген. директор ежедневно может раскрыть эту папку и посмотреть на соответствующую дату, где находится какая - либо партия товара, например: «на отгрузке в порту», «на пароходе - в пути», «в пути по железной дороге».
Рассмотрим пример межуровневых коммуникаций.
Коммерческий директор может сообщать ген. директору о предстоящих изменениях в производстве вакуумной упаковки нарезки, в свою очередь, директор должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. К примеру, бухгалтер может заметить, что новая ЭВМ занимает сеть надолго при передаче расчетных данных. Гл. бухгалтер информирует ген. директора о необходимости замены ПЭВМ на более современные, с большей скоростью передачи данных. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.
В цехе по выпуску консервов из терпуга начальник смены разработал ускоренную обработку пустых баночек паром, используя попутные ресурсы цеха. Гл. инженер решил поддержать предложение инженера, сообщил об этом генеральному директору. Директор отдал распоряжение ПТО рассмотреть предложение и разработать более производительную схему. ПТО разработало изменение в линии. Мех. цех изготовил приспособление и смонтировал установку. Этот пример иллюстрирует обмен информацией, происходящий ради повышения конкурентоспособности организации за счёт увеличения производительности.
На любом из перечисленных выше уровней могло быть принято решение об отклонении новой идеи. Если предположить, что идея действительно была хорошей, сообщение начальнику смены об отклонении его предложения фактически проинформировало бы его о том, что организация не стимулирует его к поиску новаторских предложений, обеспечивающих сокращение издержек, и к выработке подобных предложений в будущем. В результате организация может лишиться многих серьезных возможностей повышения производительности и получения экономии.
Коммуникации по восходящей в ООО «РЫБПРОМ».
Коммуникации по принципу, снизу вверх, выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях.
В отделах служащие свои предложения высказывают начальнику отдела, который докладывает о дельных предложениях вышестоящему начальнику.
В конце коммуникационной цепи находится генеральный директор, который в случае подачи интересного предложения выносит обсуждение на ежедневную планерку по производственным вопросам.
Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей - это создание группы из рабочих цеха по выпуску рыбной нарезки, которые регулярно, обычно на 1 час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве. В результате выпуск продукции в цехе повысился за квартал на 11 %
Обмен информации по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.
Коммуникации руководитель - подчиненный - группа.
Наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, о чем говорилось выше, можно рассматривать этот вид обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.
Коммуникации между отделами, службами.
Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Отделы предприятия обмениваются информацией. Производственно технологический отдел разработал выпуск новой продукции с наименованием «нарезка рыбная» в которой присутствует и нерка, и треска, и горбуша. Главный бухгалтер отдал распоряжение экономическому отделу рассчитать себестоимость выпуска 250 граммовых упаковок, включая упаковку, содержимое, наклейку и прочие расходы.
Технологи просчитали технологию по производству новой продукции.
Это можно было бы достичь двумя путями:
- путем переоснащения готовой линии, увеличивая мощность потока;
- путем закупки новой линии, которая будет работать параллельно со старой.
«Рыбное ассорти» оказалось более привлекательным для покупателей, и выпуск его увеличили, сократив производство менее привлекательной продукции.
Таким образом, коммуникации между подразделениями привели к увеличению выпуска продукции, получению более высокой прибыли. После придания приоритета выпуску «рыбного ассорти», объем продаж за период с января по март 2005 г. возрос на 160%.
На основе базовой технологии ООО «РЫБПРОМ» может выпускать разнообразные продукты, поэтому чрезвычайно важно получать информацию о том, чего хочет рынок. Это позволяет организации сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. Подобным образом, производственники должны дать обоснование достаточно низких затрат по реализации будущих инноваций с тем, чтобы дальнейшее производство было оправдано. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специально созданные группы.
Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.
Коммуникации между отделами одного подразделения строятся по принципу локальной сети типа «звезда». Начальник отдела имеет доступ к информации каждого своего подчиненного.
 |
Рис.4. Схема коммуникаций между отделами
На рис. 4 показаны компьютеры, соединенные звездой. В этом случае каждый компьютер через специальный сетевой адаптер подключается отдельным кабелем к объединяющему устройству.
Данное соединение сделано в нашей организации, компьютеры соединены в сеть. В схеме сделана система доступа к информации. При необходимости можно объединять вместе несколько сетей с топологией "звезда", при этом получаются разветвленные конфигурации сети. С точки зрения надежности эта топология не является наилучшим решением, так как выход из строя центрального узла приведет к остановке всей сети. Однако при использовании топологии "звезда" легче найти неисправность в кабельной сети.
Помимо сообщений по компьютеру ген. директор и все отделы осуществляют документооборот через секретаря директора, который фиксирует документооборот в журналах исходящей и входящей информации.
От директора исходят распоряжения, приказы, доводимые до всех начальников служб и отделов и работников предприятия.
От начальников отделов директору идут заявления, докладные записки, объяснительные, документы на подпись.
Коммуникации между различными службами сделаны по принципу «кольцо», т. е. начальник ПТО имеет информацию от Главного бухгалтера, но не имеет доступа к материальному и прочим отделам бухгалтерии. Гл. инженер может по сети связаться с коммерческим директором, но не имеет доступа по сети к конкретному цеху минуя ком. директора или его заместителя.
Это упорядочивает схему управления организацией, т. е. каждому определен свой уровень информативности.
Схема доступа к информации в каждом отделе построена по принципу «сверху вниз», например, гл. бухгалтер имеет информацию со всех подразделений своей службы, но, материальный отдел не может получить информацию с компьютера гл. бухгалтера, но может получить информацию со других служб, складов, кассы, и пр.
При необходимости беседы или личного участия, естественно, гл. инженер договаривается о встрече с коммерческим директором в его или своем кабинете, заодно привлекая к решению вопроса компетентных и заинтересованных лиц.
Обратная связь
Под обратной связью понимается следующее: отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем сообщения, которое проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять информационный шум. Эффективная обратная связь помогает быстрее реагировать на изменение ситуаций, конъюнктуры рынка и т. п.
При решении вопроса о размещении новой линии в цехе к решению вопроса на совещание приглашаются начальник ПТО с чертежами цеха, технолог, начальник цеха, начальник мех. цеха.
Вариант системы обратной связи - опрос работников можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих по многим вопросам, например, четко ли до них доведены цели их деятельности, с какими проблемами они сталкиваются. Получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы, информированы ли они о переменах, которые отразятся на их работе. Иногда полезно узнать мнение простых рабочих об условиях работы в цехе, зарплате и др.
Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.
Преграды в межличностных коммуникациях
Поскольку руководитель от 50 до 90 % своего времени тратит на разговоры, прямой межличностный обмен информацией встречает на своем пути преграды:
- преграды, обусловленные восприятием, люди, имеющие различный опыт могут одну и ту же информацию интерпретировать по разному, например, специалисты по реализации продукции могут считать, что активизация сбыта за счет расширения ассортимента и эффективной рекламы важнее снижения издержек производства. В то же время производственники исходят из противоположной точки зрения: снижение издержек производства они считают важной составляющей получения прибыли,
- семантические барьеры: при работе с корейскими покупателями возникло недоразумение по поводу слова «сортность» готовой продукции, потому что при переводе этого слова оно приобретает другой смысл;
- невербальные преграды, необходимо добиваться того, чтобы используемые для передачи невербальные символы соответствовали идее, которую мы хотим донести до собеседника. В противном случае невербальные символы создают такой шум, что получатель информации неправильно воспринимает сообщение;
- плохая обратная связь. Не всегда информация достигает в том объеме и смысле, который вкладывает в сообщение отправитель,
- неумение выслушать детально собеседника. Как часто мы не дослушав собеседника делаем поспешные выводы и не принимаем в расчет последующую информацию, которая должна была бы более детально прояснить ситуацию Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информации варьируют от языка до различий в восприятии из - за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.
Преграды в организационных коммуникациях.
В ООО «РЫБПРОМ» информация движется внутри организации вверх и вниз. В ходе такого движения смысл сообщения несколько искажается. Сообщения могут искажаться непреднамеренно, в силу затруднений межличностных контактов. Сознательное искажение информации может иметь место, когда руководитель, занимающий определенное место в коммуникационной цепочке не согласен с сообщением. Например, бригадир при докладе гл. инженеру о причинах сбоя в выпуске продукции возложил всю вину на рабочего, обслуживающего станок. Гл. инженер наказал дежурного механика, т. к. сбои уже происходили на этом участке и дежурный механик, зная об изношенной детали должен был принять своевременные меры по ее замене. Бригадир сознательно исказил информацию, т. к. он находится с дежурным механиком в приятельских отношениях.
Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщений могут возникать по причине фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного уровня на другой направлялись только те сообщения, которые его касаются. Например, генеральный директор издал приказ о наказании начальника цеха, главного технолога и рабочих второй смены. До рабочих был доведен приказ о их непосредственном наказании, без упоминания о том, что вышестоящие лица также наказаны. В результате произошла фильтрация сообщения генерального директора о наказании, т. к. начальнику цеха и главному технологу было не выгодно передавать сообщения о своем наказании, чтобы не подорвать собственного авторитета и возложить вину полностью на рабочих. Это вызвало недовольство рабочих, т. к. они посчитали это наказание несправедливым.
Сообщения, отправленные наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает желание снабжать их только положительной информацией. Это может приводить к тому, что подчиненный не информирует руководителя о существующей проблеме. Поскольку подчиненные часто хотят получить одобрение от руководителя, они могут говорить ему только то, что он хочет услышать.
Преградой на путях обмена информацией могут так же быть перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информацией и необходимостью поддерживать информационный обмен не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную, по его мнению, информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной.
Если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Проблемы в коммуникациях может вызвать неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров, а также способ организации власти и распределения задач
Обмен информации в организации можно улучшить, регулируя информационные потоки, предпринимая управленческие действия, печатая материалы информативного характера для использования внутри организации и применяя, достижения современных информационных технологий.
Анализ функционирования коммуникационной системы и управление целевыми группами показал следующее:
1) Для достижения, коммерческого успеха фирмы требуется своевременная и достоверная информация о состоянии внешнего окружения, так как на деятельность организации оказывают влияние разнообразные факторы внешней среды.
2) ООО « РЫБПРОМ» стремится активно воздействовать на основные целевые группу коммуникационной системы предприятия. Но так, как деятельность предприятия многогранна, а проблемы обусловленные изменением рыночных условий возникают постоянно, зачастую работа с отдельными категориями целевых групп руководством предприятия упускается. Более пристального внимания требуют такие объекты коммуникационного воздействия, как розничные покупатели, маркетинговые инфраструктуры рынка, общественные организации, движения и партии, общественные организации.
3) Для улучшения коммуникационных процессов между уровнями, отделами и службами в ООО « РЫБПРОМ» уже в течение 4 лет применяется компьютерная система. Применение компьютерной техники существенно повысило оперативность работы организации, заметно сократилось время доступа к информации, время реакции руководства на изменение составляющих рынка, повысилась скорость прохождения информации и принятия решении управленческим персоналом. Применение сети ИНТЕРНЕТ позволяет оперативно отслеживать конъюнктуру зарубежных рынков. Создание своего Сайта в сети ИНТЕРНЕТ позволяет находить большее число покупателей на свою продукцию.
4) Очень важное значение для эффективного коммуникационного взаимодействия имеет обратная связь. Она позволяет обеим сторонам коммуникационного процесса подавлять шум, быстрее реагировать на изменения ситуации на рынке, повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.
5) При обмене информацией участники коммуникационного процесса сталкиваются с преградами, как в межличностных, так и в организационных коммуникациях.
На основе исследования функций коммуникационной системы ООО «РЫБПРОМ» можно дать следующие рекомендации для повышения эффективности коммуникационных процессов организации.
1) Связать информационное обеспечение производственных участков и отделов в единую компьютерную сеть. Это позволит более интенсивно использовать возможности цехов, получать своевременную и точную информацию о состоянии дел.
2) Обмен информацией в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, такие, как:
- перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов;
- создать группы руководителей и рядовых работников, которые бы встречались и обсуждали вопросы, представляющие взаимный интерес, в том создать комиссии по качеству продукции, в которые ввести бригадиров, технологов и наиболее опытных работников;
- проводить постоянный опрос работников с целью получения информации от руководителей и рабочих;
- руководителям подразделении необходимо научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации;
- на уровне межличностных коммуникаций предприятию необходимо преодолеть некоторые преграды, такие, как неумение эффективно решать производственные вопросы определенной категорией работников, некомпетентность ряда руководителей, нежелание и неумение принимать на себя ответственность за сбои в производственной программе.